Todo lo que Debe Saber Sobre la Organización de Eventos en Medellín

Julio 19, 2019

Cuando hablamos de la amabilidad que tanto identifica al pueblo colombiano, no podemos dejar de lado a una de las ciudades más cautivadoras del país y que, sin duda, caracteriza muy bien la efusividad propia del latinoamericano. Nos referimos a Medellín, la capital de Antioquia, polo de desarrollo empresarial, cultural y turístico de Colombia.

"La Ciudad de la Eterna Primavera" cuenta con más de 2.5 millones de habitantes, por lo que se sitúa como la segunda ciudad más grande de Colombia, sin embargo, en muchos aspectos Medellín se destaca por encima de las demás metrópolis del país, sobre todo en la realización de grandes eventos y actividades artísticas y culturales de talla internacional.

Medellín también se destaca por su vida empresarial y comercial. Según estadísticas de la Cámara de Comercio de Medellín, en la ciudad se crearon 19 empresas por día solamente en 2018, lo que significa que en la capital paisa hay alrededor de 69.283 sociedades jurídicas altamente competitivas. Vale destacar que el 20% de las empresas de innovación y tecnología financiera del país están en esta ciudad, y le siguen en orden de cantidad las empresas de servicio (comercio, restaurantes y hoteles) y en tercer lugar las empresas de construcción.

Y algo que define mucho a las empresas de innovación, tecnología financiera y servicios es que realizan muchos eventos de grandes magnitudes. Por eso no debe asombrarnos que en nuestra querida "Medallo" se realicen grandes congresos, ferias, conciertos y demás eventos sociales multitudinarios, los cuales requieren de un alto nivel de organización profesional. Revisemos algunos de los eventos que más se destacan en nuestra ciudad paisa.

Eventos Más Importantes en Medellín

• Feria de las Flores: es el máximo evento de la ciudad de talla internacional, ya que atrae a miles de visitantes de todas partes del mundo. Se realiza habitualmente a principios del mes de agosto. Este año 2019 se realizará del 2 al 11 de agosto y el concierto inaugural será el viernes 2 a partir de las 6:00 pm en la Av. Centenario, sector Obelisco, y contará con la participación del salsero Gilberto Santa Rosa, entre otros artistas.


• Festival Internacional de Poesía: es un evento que nació en 1991 como respuesta a la violencia social que se vivía en la época por la lucha de poder entre mafias y carteles. Actualmente sigue siendo una de las principales referencias culturales del país, donde cientos de poetas y amantes de la literatura se reúnen y comparten su pasión. Este Festival se realiza a principios del mes de julio.


• Festival Internacional del Jazz: en este evento participan destacadas figuras del jazz de Colombia e invitan a artistas de Estados Unidos, México y España, entre otros países. Este año se realizará del 21 al 24 de septiembre en el Parque Comercial El Tesoro y en el Café Teatro del sector El Poblado.


• Expoartesano: es la mayor feria de artesanía del país, donde los asistentes conocen el lado poco conocido de la cultura, la tradición y la gastronomía colombiana. Se realiza anualmente en el Centro de Convenciones Plaza Mayor.


• Colombiamoda Medellín: es la máxima gala de la moda de Latinoamérica, donde decenas de diseñadores exponen sus creaciones que son presentadas en la pasarela y cientos de empresarios de la industria del vestir se reúnen para hacer negocios. Este año se realiza del 23 al 25 de julio en el Centro de Convenciones Plaza Mayor.


• Alumbrado de Navidad: más que un evento, es una de las tradiciones más hermosas de Medellín, en la que millones de luces iluminan la ciudad desde el 7 de diciembre (Día de las Velitas) hasta principios de enero. Disfrute del Alumbrado haciendo un recorrido desde el Parque de los Pies Descalzos, continúe por el río Medellín hasta el Puente de Guayaquil y puedes culminar en el Cerro Nutibara para apreciar hermosas muestras navideñas y tener una vista imponente de la ciudad.

Como puede apreciar, "Medallo" tiene mucho que mostrar, todo esto sin incluir todos los demás eventos sociales, conciertos y congresos que se realizan semanalmente en la ciudad. Todo esto representa un alto nivel de organización y logística que puede ser realizado por profesionales expertos en la realización de grandes eventos internacionales. ¿Quiere ver cómo debe realizarse un evento de gran magnitud en una ciudad tan prestigiosa como Medellín?

Fases de la Organización de Grandes Eventos Sociales

1. Pre-Producción: esta es la fase de la planificación y preparación, donde se desarrolla la idea del evento (briefing), objetivos, escogencia de la fecha y lugar, alcance, reservación de hoteles, tramitación de permisos, evaluación de los costos, compra de recursos, contratación de personal, diseño de planes alternativos (Plan B, C, etcétera) etcétera.


2. Producción: esta fase comienza unos días u horas antes del evento, que incluye la visita al sitio y puesta en marcha de todo lo planificado en la Pre-Producción. Si ocurre un contratiempo de última hora, se debe poner en marcha los planes alternativos para sortear los obstáculos y seguir adelante con el evento.


3. Post-Producción: en esta etapa se evalúan los resultados del evento, se evalúa el grado de satisfacción del cliente, el impacto generado y si se logró un Retorno de Inversión dentro de las expectativas. Además, se señalan los errores cometidos y se plantean soluciones para que no vuelvan a ocurrir en futuros eventos.

Grandes Errores en la Realización de Eventos Sociales y Cómo Evitarlos

• No identificar el público ni el propósito del evento. En el briefing (Pre-Producción) hay que definir el tipo de público y el "para qué" del evento con los promotores o patrocinadores, ya que esto marcará la guía para la selección de la mejor fecha, lugar y todo el desarrollo.


• Escoger una mala fecha. Si revisa los grandes eventos que hay en Medellín, ninguno coincide entre sí. Por eso, usted debe escoger una fecha donde no haya otro evento de mayor envergadura que le reste público y dinero. Esto incluye no hacer eventos el mismo día del juego final de una competencia, un día de elecciones, etcétera.


• Seleccionar el lugar inadecuado. Hay que escoger el mejor sito, cuyo tamaño sea cómodo para la cantidad de público previsto, que esté en un lugar reconocido, seguro y de fácil acceso.


• No elaborar el presupuesto. Hay que planificar cuánto dinero se va a invertir y ajustarse al presupuesto. Debe considerarse un monto holgado para cubrir posibles aumentos de precios de último momento.


• No gestionar los permisos ante las autoridades. Infórmese bien sobre los permisos que debe cumplir ante las autoridades correspondientes, que por lo general suele ser la Alcaldía, sobre todo si el evento se realizará en espacios públicos.


• Falta de Promoción. Hay que planificar visitas a los medios de comunicación más importantes de la localidad, elaborar vallas publicitarias (con su respectiva permisología local), difusión de volantes y ejecutar una campaña bien diseñada de mercadeo digital.


• No invitar a personalidades, influencers y público afín al evento. Es vital que realice invitaciones personalizadas y directas a aquellas personas específicas que les puede llamar la atención su evento y que a usted le conviene que asistan. Aquí también debe incluir invitaciones a representantes de los medios de comunicación.


• No trabajar en equipo ni delegar funciones. Usted debe contar con el apoyo de un equipo de profesionales en la organización de eventos y confiarles sus respectivas tareas. El responsable directo de la organización debe velar por el cumplimiento de las tareas y objetivos.


• No establecer planes alternativos. Siempre debe tener "bajo la manga" otros planes que permitan sortear cualquier dificultad. Para lograrlos, debe identificar cualquier problema que pueda surgir en alguna de las fases de organización del evento y cuáles serían sus correspondientes soluciones.

Contrate a la Mejor Empresa Organizadora de Eventos de Medellín

Por todo lo ya expuesto, podemos concluir que la organización de cualquier clase de eventos no es tarea fácil, desde una sencilla fiesta familiar hasta grandes festivales de talla internacional. Si usted quiere que su evento sea todo un éxito, no dude en contratar los servicios de Bla Bla Eventos, que es la agencia experta en la realización impecable de toda clase de eventos sociales, empresariales y culturales de gran impacto.

Tenga en cuenta que la buena imagen de la empresa, marca u organización patrocinadora puede salir muy perjudicada si su evento queda mal organizado o no genera los resultados esperados. Por eso, lo más conveniente es llamar a Bla Bla Eventos, que reúne a los expertos en realización de eventos sociales en Medellín.

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