Pasos Para Organizar un Evento en Bogotá

Julio 01, 2019

Un evento es todo acto social en el marco de un acontecimiento importante, al que pueden asistir desde una cuantas personas hasta una innumerable multitud.

Hay muchos tipos de eventos: el aniversario de una empresa, la designación de la junta directiva de una organización, el lanzamiento de un nuevo producto al mercado, la inauguración de un negocio, la promoción de un nuevo álbum musical, una exposición artística, la presentación de un deportista en un club profesional, la fiesta de cierre de un congreso académico, un desfile de modas, un evento caritativo o de recolección de dinero para una causa, un certamen de belleza, un acto de graduación, una festividad religiosa… ¡y la lista sigue creciendo!

Pero organizar un evento empresarial de gran magnitud no es una tarea sencilla. Requiere de una alta dosis de planificación y organización. En estos tipos de eventos suele asistir una gran cantidad de personas y esto puede ser muy complicado para un organizador sin experiencia.

¿Qué tipo de evento es? ¿Habrá alguna destacada personalidad entre los invitados? ¿Cuántas personas asistirán? ¿Dónde se realizará? ¿La fecha coincide con otro evento o día feriado? ¿Habrá música, multimedia, videoconferencia? ¿Habrá comidas y bebidas? ¿En evento es para todo público, por invitación o por venta de entradas? ¿Cuáles son las medidas de seguridad? ¿Qué planes hay ante imprevistos? Estas y muchas preguntas más deben estar meticulosamente respondidas por un organizador de eventos ampliamente calificado y con mucha experiencia.

Veamos qué tipo de eventos más frecuentes organizan las empresas, revisemos algunas estadísticas interesantes sobre los eventos más importantes que se realizan en Bogotá, cuáles son los errores más comunes que ocurren en la organización de eventos y analicemos brevemente cómo debe realizarse un evento paso a paso.

Tipos de Eventos Empresariales Más Destacados

• Reuniones: pueden ser reuniones de trabajo de índole ordinarias y extraordinarias, que se realizan entre directivos, socios, accionistas, integrantes de la estructura organizacional, con todos los empleados, etcétera.


• Eventos Sociales Especiales: son actividades para el disfrute de los miembros de una organización, como el aniversario de la empresa, el Día del Trabajador, Día de las Madres, Día de los Padres, Navidades, etcétera, y generalmente se realizan en un espacio fuera de la empresa.


• Team Building: es un tipo de evento más grande con los equipos de trabajo de una empresa, en los cuales se refuerzan los valores institucionales, sentido de pertenencia, trabajo colectivo, entre otros, a través de actividades colectivas, juegos, competencias, etcétera. Muchas de estas actividades suelen hacerse en un parque, sitio recreativo, campamento, entre otros.


• Lanzamiento de un producto: en este tipo de eventos la empresa promociona el estreno al mercado de un producto o servicio. Los principales invitados son los accionistas, inversionistas, patrocinadores, representantes de medios de comunicación social, personalidades destacadas, influencers y cualquier otro tipo de persona que se beneficiará directamente del nuevo producto o que lo impulsará ante los consumidores.


• Conferencias, seminarios, foros: son eventos dirigidos a público externo a la empresa, en las cuales se aborda cualquier temática de interés y cuyo fin último es captar la atención de los asistentes, venderles un producto o servicios o simplemente transmitir conocimientos y valores en el marco de la responsabilidad social empresarial.


• Talleres o cursos de capacitación: a diferencia del punto anterior, este tipo de eventos va dirigido al personal interno de la empresa, con el propósito de capacitarlos para hacerlos más eficientes en sus respectivas labores o proporcionarles valor agregado a sus conocimientos.


• Ferias, congresos: son eventos más grandes que pueden ser realizados por una o varias empresas patrocinadoras, en los que se promocionan innovaciones, productos y servicios ante una multitud de personas que asistan. Incluso, hay ferias de empleo, en las cuales las empresas reciben propuestas de empleo o suscriben acuerdos comerciales con otras compañías.


• Ruedas de prensa: son encuentros empresariales con representantes de medios de comunicación (locales, nacionales e internacionales) para transmitir una información de interés a la colectividad, como el lanzamiento de un producto, alguna reforma empresarial importante, la realización de un evento, etcétera. En estos eventos suele entregarse material informativo de apoyo a los periodistas (videos, notas de prensa, entre otros).


• Eventos deportivos: muchas empresas tienen sus propios eventos deportivos, bien sea de carácter interno (entre sus propios empleados), interempresariales o para todo público. Estos eventos deportivos suelen realizarse en espacios abiertos.

Eventos Más Populares en Bogotá

De acuerdo a las principales empresas de viajes y turismo del país, los eventos más populares en Bogotá ―es decir, los más mediáticos y a los que asisten grandes cantidades de personas― son:

1. Expoartesanías: es la feria de artesanías y productos culturales más grande de Colombia y se realiza anualmente. Este año será del 4 al 17 de diciembre en Corferias.


2. Rock al Parque: es el festival de rock gratuito más importante del país, al que asisten agrupaciones y cantantes nacionales e internacionales, incluyendo orquestas sinfónicas. Se realiza en el Parque Simón Bolívar de la ciudad.


3. Festival de Verano de Bogotá: este multitudinario evento se realiza en todos los meses de agosto para conmemorar el aniversario de la ciudad. Se organizan más de 200 actividades culturales, deportivas y recreativas en diferentes parques de la ciudad, como Servitá, Timiza y Cayetano Cañizares.


4. Festival Estéreo Picnic: es un evento de tres días con mucha música alternativa y entretenimiento cultural al que asisten grandes multitudes. Este año se realizó en el Parque Deportivo Bogotá.


5. Ágora Bogotá: es una gran exposición de talla internacional donde confluyen las principales compañías y empresas organizadoras de eventos del país, gracias a la alianza entre la Cámara de Comercio de Bogotá, Corferias, Fontur y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

Errores Más Frecuentes en la Organización de Eventos

• Falta de organización. Si duda alguna, esta es la raíz de cualquier error. Por muy pequeño que sea el evento siempre hay que planificar todos los detalles, como la convocatoria, el lugar, disponibilidad de asientos, uso de recursos multimedia, pasabocas y bebidas, etcétera.


• No prever cualquier inconveniente. Muchos organizadores de eventos solo disponen de un "Plan A", asumiendo que todo saldrá a la perfección, pero siempre suceden imprevistos que pueden echar a perderlo todo. Lo correcto es plantearse varios escenarios (Plan B, C, D… Z) y nunca subestimar cualquier suceso. ¡Siempre recuerde la famosa "Ley de Murphy"! Si prevé que algo negativo pudiera ocurrir, aunque sea fantasioso, tenga a mano un plan alternativo ante tal escenario.


• Falta de promoción o información incorrecta sobre el día, hora, lugar y propósito del evento. Este error puede generar que nadie asista al evento y sea un fracaso contundente.


• Un espacio inadecuado: como por ejemplo, si el espacio es muy pequeño para la cantidad de público o que no tenga una buena climatización (falta de aire acondicionado). Otro error es seleccionar un espacio de difícil acceso, poco conocido o en un lugar inseguro. Dependiendo del tipo de evento, debe haber suficientes asientos, mesas o espacios para que los asistentes puedan estar cómodos.


• Mal servicio: el evento debe ofrecer garantías y comodidades, como puestos para parqueo o estacionamiento, vigilancia, pasabocas e hidratación suficientes para todos, servicio de niñeras (opcional), buena iluminación y sistema de sonido óptimo, etcétera. Sin estos elementos adicionales, el evento pudiera ser recordado por su mala organización.


• No tomar en cuenta la duración del evento: si se trata de un acto tipo cócktail, pudiera realizarse con el público de pie siempre y cuando sea de corta duración, pero si excede los 20 minutos y no hay asientos entonces esto pudiera ser un grave inconveniente.


• No definir el tipo de público: todo evento va dirigido a un público específico, incluso los actos multitudinarios. Por ejemplo, si es el lanzamiento de una agencia de viajes, lo correcto es que asistan representantes de turismo, aerolíneas, compañías de transporte, empresas de cruceros, organizadores de tours, personalidades que viajen con mucha frecuencia, funcionarios de turismo, etcétera.


• Escoger una fecha equivocada: es un error táctico organizar el evento en una fecha u hora que coincida con un feriado u otro evento de mayor magnitud. Por ejemplo, organizar una conferencia académica en un día de "puente" no laboral o durante el juego final de un súper evento deportivo. En estos casos no se garantiza la asistencia de personas a nuestro evento.


• Que el evento sea aburrido, poco innovador y muy predecible. Lo más conveniente es apostar al factor sorpresa, como un invitado especial, una figura pública y emplear recursos multimedia que salgan de la rutina.

Pasos Para Organizar un Evento en Bogotá

1. Determine los objetivos y propósitos del evento.


2. Establezca el tipo de evento más adecuado: feria, seminario, conferencia, fiesta al aire libre, almuerzo, cena, cócktail, etcétera.


3. Diseñar un plan que involucre el mejor día, hora y lugar del evento, la cantidad y tipo de personas que asistirán, el presupuesto y un cronograma de actividades antes, durante y después del evento. Recuerde tener planes alternos que no se salgan de la planificación general.


4. Ejecute el plan: reservación del lugar, contratación del catering, envío de invitaciones, etcétera.


5. Revise los detalles finales antes del evento.


6. Durante el desarrollo del evento, verifique que se cumpla la planificación y haga los ajustes necesarios ante cualquier imprevisto.


7. Culminado el evento, realice una evaluación rigurosa del evento, perfeccione lo que salió bien y tome medidas correctivas para evitar errores en un futuro.

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Como puede apreciar, hay infinidad de eventos y cada uno de ellos exige una organización rigurosa para garantizar su éxito. No deje su evento al azar ni confíe en manos inexpertas, sino en una reconocida empresa organizadora de eventos sociales y corporativos como Bla Bla Eventos, que ofrece servicios de logística, organización y realización de eventos de cualquier tipo, sin importar la magnitud o cantidad de personas asistentes.

Recuerde que la reputación de su empresa, marca, producto o servicio, pueden afectarse para siempre si su evento empresarial es un desastre. Lo mejor es contratar a una empresa experimentada como Bla Bla Eventos, que cuenta con personal calificado y recursos para garantizar que su evento sea el mejor de todos.

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